... แฟกส์, เมล์, ใบแจ้งหนี้, ใบสำคัญอื่นๆ หรือ เอกสาร/รูปภาพต่างๆทางธุรกิจเป็นสื่อที่ใช้ในการรับ-ส่งข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญก่อนที่จะนำไปบันทึกเป็นเอกสารของ ระบบ อีกทั้งยังใช้ในการอ้างอิง และตรวจสอบในภายหลังด้วย ดังนั้นในขั้นตอนทำงานและการตัดสินใจที่ถูกต้องครบถ้วนจะต้องมีข้อมูลจากเอกสารที่ทันสมัยอยู่เสมอ ทั้ง นี้ยังรวมถึงการทำงานเชื่อมโยง ตรวจสอบในแต่ละขั้นตอนด้วย เช่น การส่งมอบสินค้าตามใบสั่งของลูกค้าซึ่งอาจต้องการตรวจสอบใบนำฝากที่โอนเงินผ่านธนาคาร หรือ หลังจากนั้น เป็นต้น

 

ทำให้ติดตามเอกสารจากแผนกต่างๆ หรือ การทำสำเนาแจ้งให้แต่ละฝ่ายทราบไ่ม่จำเป็นต่อไป ดังนั้นเราต้องการให้ เอกสารทางธุรกิจเหล่านี้สามารถ เรียกดูได้จากทุกๆขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องกันตามสิทธิของแต่ละคน, เก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัย,ป้องกันการสูญหาย, ซ้ำซ้อนและการเชื่อมโยงเข้ากับเอกสารที่ป้อนเข้าไป ในระบบ นอกจากนี้จะต้องสามารถควบคุมกระบวนการทำงานให้ถูกที่ ถูกเวลา และครบถ้วนโดยอัตโนมัติ เป็น SAP inter ArchiveLink เป็น SAP interface & service สำหรับการเชื่อมโยงเอกสารของระบบ(Business object) กับเอกสารจากภายนอก(Business document) เพื่อตอบสนองผู้ใช้ด้วยข้อมูลทั้งสองส่วนด้วยความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ เอกสารจากภายนอกจะถูกจัดเก็บแยกไว้อีกเซิฟเวอร์ (External Storage system) ซึ่งมีหลายแบบตามความเหมาะสม

 

 ตัวอย่าง:

ในองค์กรได้กำหนดให้มีการจัดเก็บเอกสารเข้าที่ศูนย์กลางก่อนกระจายไปในแต่ละส่วนงาน

  • ทาง mail room ได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย และได้สแกนและกำหนด ประเภทเอกสารเป็น incomming invoice ซึ่งได้ผูกไว้กับ workflow ของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ

 

  • ระบบจะสร้างรายการ workflow item แล้วนำไป ใส่ใน workplace-inbox ของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ

 

  • เพื่อทำการตรวจสอบและบันทึก FI document. ระบบจะทำการเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ตัวจริงเข้ากับเอกสารที่บันทึก เข้าไปซึ่งสามารถเรียกดูได้ภายหลัง  

 

ArchiveLink Standard Scenarios

  • รูปแบบการใช้งานที่เป็นมาตราฐานและใช้งานง่าย ด้วยการปรับแต่งเพียงขั้นตอนเท่านั้น
  • การจัดเก็บและใช้งานเอกสารขาเข้าอัตโนมัติโดย WebFlow
  • การเชื่อมโยงและจัดเก็บเอกสารขาเข้าอัตโนมัติโดยบาร์โค็ด
  • เพิ่มขั้นตอนการทำงานของเอกสารขาเข้า
  • จัดเก็บเอกสารขาออก: เช่นเมื่อพิมพ์ แฟกส์ หรือส่งเมล์ ด้วยเอกสารที่เ็ป็น SmartForms ระบบจะจัดเก็บให้โดยอัตโนมัติ
  • เก็บรายงานที่แสดงข้อมูลจากฐานข้อมูลด้วย Print lists
  • เป็นที่เก็บไฟล์จากการทำ SAP Data Archiving

 

Document viewer and Document finder

เริ่มจาก SAP Web Application Server 6.10 ที่สามารถแสดงเอกสารที่จัดเก็บได้ในจอภาพเดียวกับ SAP GUI และการค้นหาเอกสารทำได้หลายวิธี ได้แก่

  • ค้นหาด้วยแอตริบิวหรืออินเดกซ์ที่กำหนดเอง
  • ค้่นหา print lists ด้วยแอตริบิวของ ArchiveLink ค้นหาด้วย SAP Document Management System
  • ค้นหา SAP documents ด้วยเนื้อหาของเอกสาร เช่นจากโฟล์ของเอกสาร
  • ค้นหา “non-SAP documents”ด้วยแอตริบิว หรือด้วยวิธีการจัดเก็บของเอกสาร เช่น แอตริบิว attributes (index search) หรือวิธีการของ external storage system เช่น ด้วย free text search 

SAP ส่งมอบ ArchiveLink HTTP Content Server interface สำหรับเก็บเอกสาร/รูปภาพบน external content server จาก R/3 4.5B จนถึงปัจจุบัน